Template Usaha › Stok barang › Stock opname cafe
Contoh Stock Opname Cafe di Excel: Menghitung Pemakaian Bahan dan Selisih Resep
Stock opname di cafe berbeda dengan di toko. Toko menghitung barang yang dijual utuh; cafe menghitung bahan racikan seperti biji kopi, susu, dan sirup yang terpakai sedikit-sedikit di setiap gelas. Tujuannya bukan hanya tahu sisa bahan, tetapi juga berapa bahan yang terpakai di luar resep.
Caranya: hitung pemakaian aktual dari hasil hitung fisik, lalu bandingkan dengan pemakaian standar (jumlah gelas terjual × takaran resep). Contoh di bawah adalah opname akhir bulan sebuah cafe kecil (usaha dan angka fiktif).
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bahan | Satuan | Stok awal | Beli | Stok akhir (fisik) | Pakai aktual | Pakai standar | Selisih | Harga/satuan | Nilai selisih | Nilai pakai |
| 2 | Biji kopi espresso | gram | 2.400 | 5.000 | 1.850 | 5.550 | 5.200 | 350 | 240 | 84.000 | 1.332.000 |
| 3 | Susu UHT | ml | 12.000 | 48.000 | 9.500 | 50.500 | 49.800 | 700 | 20 | 14.000 | 1.010.000 |
| 4 | Gula aren cair | ml | 3.000 | 6.000 | 2.100 | 6.900 | 6.600 | 300 | 45 | 13.500 | 310.500 |
| 5 | Cup 12 oz + tutup | pcs | 300 | 1.000 | 280 | 1.020 | 1.010 | 10 | 1.100 | 11.000 | 1.122.000 |
| 6 | Total | 122.500 | 3.774.500 | ||||||||
| 7 | Selisih ÷ nilai pakai | 3,2% |
Sel berwarna hijau berisi rumus; nilainya dihitung ulang dengan LibreOffice saat situs dibangun dan dicocokkan dengan hitungan manual. Sel bergaris tebal dijelaskan di bawah.
Rumus yang dipakai
Excel dan Google Sheets dengan pengaturan bahasa/regional Indonesia memakai titik koma (;) sebagai pemisah argumen dan koma sebagai desimal. Kalau rumus berkoma menghasilkan pesan error, pakai versi titik koma.
Sel F2
=C2+D2-E2
Excel/Sheets regional Indonesia:
=C2+D2-E2Pemakaian aktual = stok awal + pembelian − stok akhir hasil hitung fisik.
Sel H2
=F2-G2
Excel/Sheets regional Indonesia:
=F2-G2Selisih = pemakaian aktual − pemakaian standar (jumlah terjual × takaran resep). Plus berarti ada bahan yang terpakai di luar resep: tumpah, salah takar, rusak, atau tidak tercatat.
Sel J2
=H2*I2
Excel/Sheets regional Indonesia:
=H2*I2Nilai selisih dalam rupiah = selisih × harga per satuan.
Sel K6
=SUM(K2:K5)
Excel/Sheets regional Indonesia:
=SUM(K2:K5)Total nilai bahan yang terpakai bulan ini. Inilah biaya bahan (HPP bahan) yang lebih akurat daripada sekadar total belanja.
Sel B7
=IFERROR(J6/K6,0)
Excel/Sheets regional Indonesia:
=IFERROR(J6/K6;0)Porsi selisih terhadap total pemakaian. Pantau tiap bulan; format sel sebagai persen.
Unduh file contoh ini (.xlsx, gratis) Berisi data fiktif di atas dan rumusnya, bisa dibuka di Excel, WPS, LibreOffice, atau Google Sheets.
Rumus dasar stock opname bahan
Pemakaian aktual = stok awal + pembelian − stok akhir (hitung fisik)
Selisih = pemakaian aktual − pemakaian standar
Pemakaian standar di contoh dihitung dari data penjualan kasir: 260 gelas berbasis espresso × 20 gram = 5.200 gram kopi; 249 gelas bersusu × 200 ml = 49.800 ml susu; 220 gelas × 30 ml = 6.600 ml gula aren; dan 1.010 gelas untuk semua minuman = 1.010 cup.
Langkah stock opname cafe
- Tentukan jadwal tetap, misalnya setiap hari terakhir bulan setelah tutup. Hitung di waktu yang sama agar angkanya sebanding.
- Pakai satuan resep: kopi dalam gram, susu dan sirup dalam ml, cup dalam pcs. Kemasan yang sudah dibuka ditimbang atau diukur, bukan ditaksir.
- Hitung semua lokasi: bar, kulkas, gudang. Bahan yang sudah tidak layak pakai dicatat terpisah lalu dibuang.
- Isi pembelian dari nota sepanjang bulan, dalam satuan yang sama.
- Ambil jumlah gelas terjual per menu dari laporan kasir, kalikan dengan takaran resep untuk mendapat pemakaian standar.
- Bandingkan dan cari penyebab selisih yang besar.
Membaca contoh ini
- Kopi terpakai 5.550 gram, 350 gram lebih banyak daripada resep. Pada harga Rp240 per gram, selisihnya Rp84.000.
- Total selisih semua bahan Rp122.500 dari nilai pemakaian Rp3.774.500, sekitar 3,2%. Angka ini yang dipantau dari bulan ke bulan.
- Nilai pemakaian Rp3.774.500 adalah biaya bahan bulan ini yang lebih tepat daripada sekadar menjumlah nota belanja, karena memperhitungkan stok awal dan sisa.
Penyebab selisih yang umum
- Takaran tidak konsisten (shot kopi lebih berat, susu dituang lebih banyak).
- Minuman gagal atau dibuat ulang tetapi tidak dicatat.
- Minuman untuk karyawan atau tester tidak masuk kasir.
- Bahan kedaluwarsa atau tumpah.
- Resep di kasir berbeda dengan resep yang benar-benar dipakai barista.
Kesalahan yang sering terjadi
- Menghitung kemasan, bukan isi. "3 karton susu" tanpa ml membuat pemakaian tidak bisa dibandingkan dengan resep.
- Opname di jam berbeda-beda. Opname siang hari saat masih ada pesanan membuat angka bulan ini dan bulan lalu tidak sebanding.
- Selisih langsung dianggap pencurian. Cek dulu resep, minuman gagal, dan minuman karyawan.
Untuk toko yang menjual barang utuh, pakai format stock opname barang. Pencatatan bahan harian bisa memakai kartu stok bahan baku, dan harga per gelas bisa dihitung dengan cara di HPP per porsi.
Pertanyaan yang sering muncul
Seberapa sering cafe sebaiknya stock opname?
Bahan mahal seperti kopi dan susu sering dihitung mingguan; semua bahan minimal sebulan sekali. Yang penting jadwalnya tetap.
Berapa persen selisih yang wajar?
Tidak ada angka resmi. Angka 3,2% di contoh fiktif. Lebih berguna membandingkan selisihmu sendiri dari bulan ke bulan dan menyelidiki bila tiba-tiba naik.
Apakah cup dan sedotan perlu dihitung?
Sebaiknya ya. Cup dan tutup sering menjadi biaya kemasan terbesar dan mudah selisih karena terbuang atau dipakai untuk tester.
Bagaimana memasukkan hasil opname ke laporan keuangan?
Nilai pemakaian bahan (kolom Nilai pakai) adalah biaya bahan bulan itu. Kalau laporanmu hanya mencatat belanja, selisih antara belanja dan nilai pemakaian adalah perubahan nilai stok bahan.
Versi siap pakai
Template Laporan Keuangan UMKM (Excel)
Tahu untung-rugi dan posisi uang usaha tiap bulan, cukup dari catatan uang masuk dan keluar.
Hubungannya dengan halaman ini: hasil opname menunjukkan nilai pemakaian bahan, sedangkan template ini merangkum penjualan dan belanja harian menjadi laba rugi bulanan. Batasnya: template ini TIDAK menghitung stok bahan, takaran resep, atau selisih opname, dan menganggap belanja bahan langsung terpakai. Lembar opname tetap pakai file contoh gratis di atas.
Gambar dari file contoh asli. Nama usaha dan angka fiktif.
Kenapa bisa langsung jalan
- Rumus sudah jadi di 7 sheet. Cukup isi Buku Kas (Jurnal); Rekap Bulanan, Laba Rugi, Arus Kas, dan Dashboard terisi sendiri.
- Sudah dites. 7.125 rumus per file dihitung ulang di LibreOffice: 0 error. Laba rugi di file contoh dicocokkan dengan hitungan terpisah dan hasilnya sama.
- Ada file contoh terisi. 3 bulan data kedai makan fiktif (218 transaksi), jadi kamu bisa lihat hasil akhirnya sebelum mulai.
- Kolom Cek memberi tahu kalau ada salah isi, misalnya kategori salah kolom atau akun belum dipilih.
Berapa lama sampai bisa dipakai
Mulai mencatat diperkirakan sekitar 10 menit (perkiraan di panduan): isi nama usaha, tahun, dan saldo awal, lalu catat transaksi pertama.
Yang tidak perlu kamu lakukan
- Tanpa debet-kredit
- Tanpa makro dan tanpa kode
- Kategori dipilih dari dropdown (22 kategori umum sudah terisi)
- Penjualan boleh direkap 1 baris per hari
Isi paket (1 file ZIP)
- Template-Laporan-Keuangan-UMKM.xlsx: file kosong, 7 sheet (Petunjuk, Pengaturan, Jurnal/Buku Kas, Rekap Bulanan, Laba Rugi, Arus Kas, Dashboard). Kapasitas 1.000 baris jurnal.
- CONTOH-Laporan-Keuangan-UMKM.xlsx: file yang sama berisi contoh 3 bulan kedai makan (nama dan angka fiktif).
- PANDUAN-Laporan-Keuangan-UMKM.pdf: 4 halaman, dari cara mulai sampai cara membaca laporan.
Cocok untuk
- Warung, kedai, toko, usaha jasa, jualan online
- Yang ingin tahu laba rugi tiap bulan
- Yang belum pernah belajar akuntansi
- Yang ingin memisahkan uang usaha dan uang pribadi
Tidak cocok untuk
- Butuh hitung stok barang (pakai Template Stok + Laba)
- Butuh piutang, utang per pelanggan, atau penyusutan
- Butuh slip gaji, lembur, PPh 21, atau BPJS
- Butuh laporan pajak atau laporan audit
File .xlsx untuk Excel 2010 ke atas, juga bisa dibuka di WPS dan LibreOffice. Pembukaan di Google Sheets belum kami uji langsung.
Rp35.000 sekali bayar · file digital, unduh setelah pembayaran di Mayar